Vedtekter for Sotra Sjakklubb

Vedtekter for Sotra Sjakklubb (vedtatt på ordinært årsmøte 27.02.2025)

1. Sotra Sjakklubb skal bidra til å gjøre sjakk tilgjengelig for flest mulig, uavhengig av alder og kjønn. Klubben er lokalisert på Sotra, og har som mål om å være den ledende klubben på Sotra, Øygarden og i Bergens vestre bydel, gjennom sine organiserte sjakkaktiviteter. Klubben bidrar også nasjonalt.
2. Sotra Sjakklubb er tilsluttet Norges Sjakkforbund
3. Klubben skal være lokalisert så sentralt som mulig i området Straume (Sotra). Det er likevel anledning til å arrangere sjakk aktiviteter på andre steder, når de er av en tidsavgrenset varighet.
4. Klubben tilbyr to typer medlemskap; hovedmedlemskap og bimedlemskap.Bimedlemskap kan bare tilbys aktive medlemmer av Norges Sjakkforbund.
   Et medlem plikter å betale lovbestemt kontingent til avtalt tid.
5. Klubben er åpen for alle interesserte, såfremt ikke vedkommende på grunn av opptreden eller handlemåte antas å komme til å skade klubben, miljøet, eller sjakkspillets omdømme.
6. Alle klubbmedlemmer skal meldes inn i NSF, med unntak av dem som har hovedmedlemskap gjennom en annen klubb. Medlemskap registreres i medlemsregisteret.
7. Medlemskap i Sotra Sjakklubb gir rett til:
   1. Deltakelse i alle aktiviteter som klubben arrangerer.
   2. Deltakelse på lag som klubben stiller i Vestlandsserien eller andre lagkonkurranser. Den enkelte lagleder foretar laguttak foran hver enkelt lagkamp.
   3. Deltakelse i eksterne turneringer som medlemskapet i Norges Sjakkforbund åpner for. (for deltakelse i Barne- og Ungdoms turneringer må deltaker være under 26 år)
   4. Egen brukerkonto på klubbens nettsider for tilgang til interne klubbdokumenter.
8. Klubben skal avholde ordinært årsmøte innen utgangen av februar hvert år. Datoen for årsmøte kunngjøres i terminlisten for vårsesongen. Innkalling og saksliste kunngjøres på klubbens nettside, og i tillegg sendes medlemmene senes 14 dager før fastsatt dato for årsmøte. Innkalling og årsmøtepapirer kan sendes elektronisk til medlemmer som har oppgitt epost adresse, eller med post.
   Medlemmenes nedre stemmerettsalder er 13 år (skal ha fylt 13 år i løpet av det samme år som årsmøtet avholdes).
9. Årsmøte skal som minimum behandle følgende saker:
   1. Godkjenning av innkalling og saksliste
   2. Valg av årsmøteleder og referent
   3. Innkomne forslag
   4. Forslag fra styret
   5. Årsberetning
   6. Regnskap
   7. Valg av styre
      
      Protokoll fra årsmøte føres og signeres av to hovedmedlemmer utenfor styre. Kopi av protokoll, årsberetning og regnskap sendes til Norges Sjakkforbund for arkivering.

10. Det er kun klubbens hovedmedlemmer som kan avgi stemmer på årsmøte. Bimedlemmer har tale- og forslagsrett
11. Vedtak om oppløsning av klubben og vedtektsendringer kan bare fattes av ordinært årsmøte.
    1. Vedtak om oppløsning av klubben avgjøres med enstemmighet. Klubbens eiendeler skal da overføres Hordaland Sjakkrets eller Norges Sjakkforbund, hvor de skal oppbevares i påvente av at ny sjakklubb blir stiftet i regionen. Kravet om enstemmighet kan ikke endres i henhold til pkt. 11.2 eller på annen måte.
    2. Vedtektsendringer avgjøres med 2/3 flertall.
    3. Andre saker avgjøres med alminnelig flertall.
12. Styret består av leder, kasserer og 4-6 styremedlemmer (der minst 2 personer er/eller representerer Barne- og ungdomssjakken, altså de av spillerne under 26 år). Leder og to av styremedlemmene står på valg i oddetallsår, og kasserer og to andre styremedlemmer i partallsår. Eventuelle varamedlemmer velges på årsmøte med samme varighet som styremedlemmet som skal bli erstattet. To av styremedlemmene bør være under 26 år.
13. Klubbens revisor velges av årsmøte for 2 år. Revisor kan ikke være medlem av styret. Revisor har som oppgave å gjennomgå klubbens regnskap sammen med kasserer, og skal legge frem innstilling til årsmøte under behandling av regnskapet.
14. Det skal avholdes ekstraordinært årsmøte på minimum 14 dagers varsel når minst 3 av styremedlemmene, eller 1/4 av hovedmedlemmene krever det. Et ekstraordinært årsmøte kan bare behandler saker som det er krevet skal behandles. Kunngjøring og innkalling følger samme praksis som for ordinært årsmøte.
15. Styret er ansvarlig for den daglige driften av klubben. Blant styrets oppgaver er
    • Organisering og gjennomføring av klubbens ordinære turneringer i tråd med klubbens turneringsreglement.
    • Fastsette honorar til instruktører, og andre på tidsavgrensede funksjonæroppdrag i arrangement hvor klubben har en rolle på arrangørsiden etc.
    • Foreta anskaffelse av nødvendig materiell.
    • Organisering av kurstilbud og opplæring av nye medlemmer, deriblant organisering og gjennomføring av trening for Barne- og Ungdomssjakken.
    • Organisering og gjennomføring av turneringer rettet mot Barne- og Ungdomssjakken.
    • Utadrettet virksomhet (informasjonsarbeid, rekruttering, eksterne arrangementer, osv.)
    • Kompetanseheving av tillitsvalgte og medlemmer med andre verv/funksjoner
    • Forberedelse til og gjennomføring av årsmøte og eventuelle medlemsmøter.
    • Oppnevning av lagledere, og tilrettelegging for lagene være i lagkonkurranser.
    • Oppnevning av delegater til Norges Sjakkforbunds kongresser.
16. Styrevedtak kunngjøres på den lukkede delen av klubbens nettsider.