1. Sotra Sjakklubb skal bidra til å gjøre sjakktilgjengelig for flest mulig. Klubben er lokalisert på Sotra, og har som mål om å være den ledende klubben på Sotra, Øygarden og i Bergens vestre bydeler, gjennom sine organiserte sjakkaktiviteter. Klubben bidrar også nasjonalt.
2. Sotra Sjakklubb er tilsluttet Norges Sjakkforbund.
3. Klubben skal ha geografisk tilhold vest for Sotrabroen, sør for Solsviksundet og nord for Skogsvåg. Det er likevel anledning til å arrangere sjakklige aktiviteter på andre steder når de er av en tidsavgrenset varighet.
4. Klubben tilbyr to typer medlemskap; hovedmedlemskap og bimedlemskap. Bimedlemskap kan bare tilbys aktive medlemmer av Norges Sjakkforbund.
5. Medlemskap i Sotra Sjakklubb skal godkjennes av styret. Hovedmedlemmer skal meldes inn i Norges Sjakkforbund.
6. Medlemskap i Sotra Sjakklubb gir rett til:
- Deltakelse i alle aktiviteter som klubben arrangerer.
- Deltakelse på lag som klubben stiller med i Vestlandsserien eller andre lagkonkurranser. Den enkelte lagleder foretar laguttak foran hver enkelt lagkamp.
- Deltakelse i eksterne turneringer som medlemskapet i Norges Sjakkforbund åpner for.
- Egen brukerkonto på klubbens nettsider for tilgang til interne klubbdokumenter.
7. Klubben skal holde ordinært årsmøte innen utgangen av februar hvert år. Datoen for årsmøtet kunngjøres i terminlisten for vårsesongen. Innkalling og saksliste kunngjøres på klubbens nettsider, og i tillegg sendes medlemmene senest 14 dager før fastsatt dato for årsmøtet. Innkalling og årsmøtepapirer kan sendes elektronisk til medlemmene som har oppgitt sine e-postadresser, ellers med post.
8. Årsmøtet skal som et minimum behandle følgende saker:
- Godkjenning av innkalling og saksliste
- Innkomne forslag
- Forslag fra styret
- Årsberetning
- Regnskap
- Valg
Protokoll fra årsmøtet føres og signeres av to hovedmedlemmer utenfor styret. Kopi av protokoll, årsberetning og regnskap sendes til Norges Sjakkforbund for arkivering.
9. Det er kun klubbens hovedmedlemmer som kan avgi stemme på årsmøtet. Bimedlemmer har tale- og forslagsrett.
10. Vedtak om oppløsning av klubben og vedtektsendringer kan bare fattes av ordinært årsmøte.
a) Vedtak om oppløsning av klubben avgjøres med enstemmighet. Klubbens eiendeler skal da overføres Hordaland Sjakkrets eller Norges Sjakkforbund, hvor de skal oppbevares i påvente av at ny sjakklubb blir stiftet i regionen. Kravet om enstemmighet kan ikke endres i henhold til pkt. 10b eller på annen måte.
b) Vedtektsendringer avgjøres med 2/3 flertall.
c) Andre saker avgjøres med alminnelig flertall.
11. Styret består av leder, kasserer, og 4-6 styremedlemmer. De velges for 2 år. Leder og to av styremedlemmene står på valg i oddetallsår, og kasserer og de to andre styremedlemmene i partallsår. Varamedlemmer velges på årsmøtet med samme varighet som styremedlemmet som skal bli erstattet.
12. Klubbens revisor velges av årsmøtet for 2 år. Revisor kan ikke være medlem av styret. Revisor har som oppgave å gjennomgå klubbens regnskap sammen med kasserer, og skal legge frem sin innstilling til årsmøtet under behandlingen av regnskapet.
13. Det skal holdes ekstraordinært årsmøte på minimum 14 dagers varsel når minst 3 av styremedlemmene, eller 1/4 av hovedmedlemmene krever det. Et ekstraordinært årsmøte kan bare behandle sakene som det er krevet skal behandles. Kunngjøring og innkalling følger samme praksis som for ordinært årsmøte.
14. Styret er ansvarlig for den daglige driften av klubben. Blant styrets oppgaver er
- Organisering og gjennomføring av klubbens ordinære turneringer i tråd med klubbens turneringsreglement.
- Foreta anskaffelser av nødvendig materiell.
- Organisering av kurstilbud og opplæring av nye medlemmer.
- Utadrettet virksomhet (informasjonsarbeid, rekruttering, eksterne arrangementer, osv.)
- Kompetanseheving av tillitsvalgte og medlemmer med andre verv/funksjoner.
- Forberedelse til og gjennomføring av årsmøte og eventuelle medlemsmøter.
- Oppnevning av lagledere, og tilrettelegging for lagene våre i lagkonkurranser.
- Oppnevning av delegater til Norges Sjakkforbunds kongresser.
- Samarbeid og koordinering med Sotra Sjakklubbs Ungdom.
15. Styrevedtak kunngjøres på den lukkede delen av klubbens nettsider.
Vedtatt av årsmøtet 26.02.2015